許多家庭一聽到”家族治理”，腦海裡浮現的是厚厚的規章、正式的董事會和外部顧問，好像是大家族才需要的東西，和一個經營三家餐館、幾處物業和一個家族信託的家庭無關。
其實，好的家族治理通常從小處開始。它不過是一個家庭就共同擁有的東西一起作決定的方式：怎樣溝通、誰決定什麼、意見不合時怎麼辦。大多數家庭其實已經有某種形式的治理，問題在於它是否經過深思熟慮，能否延續到下一代。
對華人和亞裔家庭來說，挑戰往往在文化層面多於法律層面。尊重長輩、顧及面子、不願直接提出敏感話題，都會讓坦誠討論變得困難。好的治理程序應順應這些價值觀來設計，而不是與之對抗。
把治理看作腳手架，而不是牢籠
腳手架是一步步搭起來的，在建築成形時提供支撐，並隨著建築長高而調整。家族治理也最好這樣運作：讓家人儘早看到成果，建立對過程的信任，並隨家庭變化而修訂。想在第一次會議就寫好完整家族憲法的家庭，往往卡住；從定期、好好組織的對話開始的家庭，通常走得更遠。
先有對話，後有文件；文件簽署之後，對話仍要繼續。
第一階段：定期家族會議
第一步就是定期、有目的地開會。家族會議和家庭聚餐不同，它應該有：
- 約定的時間，例如每年一到兩次，海外家人以視頻參加；
- 事先發出的簡短議程；
- 一位主持人和一位簡要記錄的人；
- 公開分享的信息：企業和投資表現如何、即將有哪些決定；
- 約定使用的語言或安排傳譯，讓每一代人都能跟上。
早期會議應著重分享信息、就簡單事項達成共識。不要一開始就討論最具爭議的問題，例如誰來接班。早期的成功會為日後更艱難的對話建立信心。
第二階段：家族委員會
家庭人數增多後，全體開會會越來越難。家族委員會（family council）是一個較小的小組，通常由各房或各代的代表組成，負責組織家族治理，並在兩次會議之間代表家族發言。其職能可能包括：
- 籌備家族會議並跟進決定；
- 作為家族與企業董事會之間的橋樑；
- 監督家族政策，例如家族成員聘用和教育資助；
- 在出現顧慮或分歧時作為第一聯絡點。
家族委員會一般不是法律實體。除非通過適當文件賦予效力，否則它的決定不約束受託人或公司董事會。讓每個人都明白這一點很重要：既尊重委員會的角色，又不把它誤當成法律上的控制權。
第三階段：書面政策
家人有了一些合作經驗之後，可以開始把共識寫下來。先從最常出現的問題著手：
- 家族成員和姻親的聘用；
- 信息如何共享；
- 分配和股息；
- 對教育和創業的支持；
- 如何處理分歧，按約定步驟：家人討論、引導人、調解，最後才是正式法律程序。
其中一些會保留為家族默契；另一些，例如聘用和股息政策，可由公司董事會正式通過；還有一些，例如股份持有和退出規則，可能需要寫進股東協議或公司章程才有法律效力。隨著時間推移，這些政策可以彙集成家族憲法或家族憲章。
讓下一代參與運作
常見的錯誤是”為”下一代設計治理，而不是”與”下一代一起設計。被交到手上一套現成規則的子女，往往不太會尊重它。更好的做法是：
- 邀請成年子女協助準備議程、做記錄或主持部分會議；
- 成立向家族委員會彙報的下一代小組；
- 讓他們真正負責一件可以勝任的事，例如家族慈善捐贈或教育基金；
- 及早向他們解釋架構：信託是什麼、董事是誰、為什麼這樣作決定。
目標是培養一代既能守護財富、也能守護親情的人。
隨著世代更替而修訂
適合創始人和三個子女的治理方式，未必適合一群堂表兄弟姐妹。常見的轉折點包括：創始人退下來、第一位姻親加入、第一個孫輩進入企業、家人在海外定居。應安排定期檢討，例如每隔幾年一次，並把修訂視為過程中正常的一部分，而不是失敗的標誌。
華人家庭的文化考量
- 尊重長輩。在過程中給創始人一個受尊崇的角色，例如為會議致開場辭，或講述家族的歷史和價值觀。長輩的地位穩固，尊重就更容易維持。
- 面子。避免讓任何人在眾人面前輸掉一場爭論。敏感事項先私下提出，並把建議表述為選項而非批評。
- 難以直接討論時。事先以書面方式提問、在小組會議前先一對一溝通、分成較小的小組討論，都能讓困難話題更容易切入。
- 性別與長幼次序。關於兒子、女兒和長子的傳統期望，在不同世代之間、在澳洲和亞洲的家人之間，可能各不相同。這些差異最好及早、溫和、謹慎地攤開來談。
- 語言。如果長輩和晚輩習慣使用不同語言，會議可用雙語進行或安排傳譯，避免任何人被排除在外。
獨立引導人的角色
許多家庭發現很難自己主持這些對話：創始人可能一言堂，兄弟姐妹又回到兒時的角色，沒有人願意當那個提出難題的人。獨立引導人（independent facilitator）可以：
- 先與家庭成員個別會面，瞭解他們不會在眾人面前說出的顧慮；
- 設計由易到難的議程；
- 保持討論平衡，讓較少發言的人也能被聽見；
- 幫助家人作出決定，而不讓任何人失面子；
- 說明哪些決定需要法律文件才能生效。
受過調解訓練的引導人，還能在分歧變得嚴重時，協助家人進入有序的糾紛處理程序。
簡單的起步計劃
- 商定召開第一次家族會議，以及誰參加。
- 決定是否請獨立引導人協助。
- 分享家族資產和架構的基本信息。
- 先就一兩個簡單事項達成共識，例如多久開一次會。
- 邀請下一代承擔一個角色。
- 開過幾次會後，考慮成立家族委員會。
- 寫下第一批政策，並決定哪些需要法律效力。
- 定下檢討整個過程的日期。
常見問題
什麼是家族治理？
家族治理是家庭就共同擁有的企業和財富作決定時所用的架構和約定程序。它與信託、公司等法律架構並行，決定家人如何運用這些架構賦予的權力。
家族委員會是做什麼的？
家族委員會負責組織家族會議、監督家族政策，並聯系家族與企業董事會。它通常本身沒有法律權力，因此其決定若要約束受託人或公司，須寫進適當的文件。
家族什麼時候應開始建立治理？
最好在創始人仍然活躍、家人關係良好時開始。在危機之前建立治理，比在危機之中容易得多。
一開始就需要家族憲法嗎？
不需要。許多家庭先從定期會議和幾項書面政策開始，等有了合作經驗之後，再把它們彙集成家族憲法。
蔡慶偉律師事務所可以如何協助
我們按照家庭適合的節奏協助建立治理：設計和引導最初的家族會議、成立家族委員會、起草家族政策，並指出哪些決定須寫進信託契約、公司章程或協議才具法律效力。蔡智勳律師是全國認證調解員及認證家族企業顧問，受過會計專業訓練，我們與家族的會計師緊密合作。我們可以用英語、普通話或粵語主持會議，並通過視頻讓身處不同國家的家人一同參與，為澳洲各地及海外家庭提供服務。
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蔡慶偉律師事務所為家庭、遺囑執行人、受託人及其專業顧問，就澳洲及跨境的遺產規劃、遺產管理和遺產糾紛提供法律服務。如需安排保密諮詢，請致電墨爾本辦公室 +61 3 9602 3988，或通過下方表格提交諮詢。我們可使用普通話、粵語及英語提供服務。
蔡智勳，律師及調解員，蔡慶偉律師事務所（墨爾本）。本文僅供一般參考，不構成法律或稅務意見。
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