在許多家族公司裡，擔任董事被視為一種家庭角色，而不是法律角色。配偶被委任為董事，只因為公司需要第二名董事；成年子女被加入董事會”學習生意”；年過八旬的創辦人仍是董事，雖然他已很少看賬目。
法律不會因為是一家人而網開一面。每一位董事，不論年齡、職銜或參與程度，都承擔同樣的職責，出了問題都可能要負個人責任。已經正式”退休”但仍在發號施令的父母，也可能被視為董事。
每位董事的核心職責
《2001年公司法》（Corporations Act 2001 (Cth)）規定了適用於董事和其他高級職員的一般職責：
- 謹慎與勤勉（第180條）：以一個處於董事位置的合理的人應有的謹慎和勤勉行事。第180(2)條的商業判斷規則（business judgment rule）可以保護這樣的董事：在掌握充分資料的情況下，善意地、為正當目的作出決定，沒有重大個人利益，併合理地相信該決定符合公司最佳利益。
- 善意與正當目的（第181條）：以善意、為公司最佳利益併為正當目的行事。
- 不當利用職位（第182條）：不得不當利用職位為自己或他人謀取利益，或損害公司。
- 不當利用資料（第183條）：不得為同樣目的不當利用以董事身份取得的資料。
違反職責可能導致民事罰款、賠償命令和取消董事資格；不誠實或罔顧後果的行為還可能構成刑事罪行。董事也有責任防止公司在無力償債時繼續經營，並須遵守稅務、職業安全等其他法律下的職責。
“掛名”董事並不能免責。配偶或子女如果對放在面前的文件一律照簽，從不閱讀財務報表、從不提問，仍可能被認定違反了謹慎和勤勉的職責。
董事同時是家人時的利益衝突
董事的職責是對公司負責，而不是對家族、父母或家族中的某一房負責。這個區別正是大多數家族董事問題的核心。常見的衝突包括：
- 為自己、配偶或子女批准薪酬、貸款或租約；
- 公司向親屬擁有的另一家企業買賣貨品或服務；
- 董事同時是持有股份的家族信託的受益人，投票時偏袒信託而損害其他股東；
- 父母施壓，要求作出對家族有利但對公司不利的決定。
董事在某事項上有重大個人利益（material personal interest）時，一般須向其他董事披露（第191條）；但在私人公司中，如果其他董事已經知悉，則無須另行通知。良好的做法是每次董事會會議都申報利益衝突，記入會議記錄，並在適當時迴避討論。由董事會正式通過一份書面的關聯交易政策，有助家族一致地處理經常性的交易。
年邁的創辦人董事與行為能力
創辦人往往在不再經營企業後很久仍留在董事會。這可以理解，但如果創辦人董事喪失心智能力，其簽署的決定可能受到質疑，其他董事也可能被問及是否行事得當。
持久授權書（enduring power of attorney）通常不會賦予受託代理人擔任董事的權利，因為董事職位是個人性質的。有些公司章程規定董事喪失心智能力時其職位即告空缺。家族應查看章程如何規定，並規劃一個得體的過渡，例如讓創辦人改任無表決權的榮譽主席或顧問，由新董事承擔正式責任。
如果唯一的董事同時也是唯一的股東並喪失能力，公司可能沒有任何人能夠行事。這種情況須提早在該董事的遺囑、授權書和公司章程中作好安排。
影子董事與事實董事：父母仍在當家
《公司法》第9條對”董事”的定義不限於獲正式委任的人，也可以包括以董事身份行事的人（事實董事，de facto director），以及董事們慣常按照其指示或意願行事的人（影子董事，shadow director）。
這在一些家庭中很重要：父母因稅務、破產或遺產規劃等原因辭去了董事職務，但董事會上的子女仍然事事聽從父母。這位父親或母親可能被視為董事，須承擔董事職責。同樣，獲委任的子女也不能以”只是聽從父母指示”為一個糟糕的決定辯護。如果創辦人想退居二線，交接就應該是真實的，並有書面記錄。
董事識別號碼
每位董事在獲委任之前，都必須通過澳洲商業登記服務處（Australian Business Registry Services）取得董事識別號碼（director ID）。董事識別號碼是終身不變的唯一號碼，即使更換公司或移居海外也一樣。準備加入董事會的家庭成員，包括住在亞洲的家人，都應及時申請。
保障：董事責任保險與查閱契據
董事及高級職員責任保險（D&O insurance）可以承保因董事職務而產生的抗辯費用和部分責任，但須視乎保單條款和除外條款。《公司法》限制了公司可以為董事彌償或投保的責任範圍，所以並非所有風險都能獲得保障。
公司與每位董事簽訂的查閱、彌償及保險契據（deed of access, indemnity and insurance）通常會：
- 在法律允許的範圍內彌償董事；
- 要求公司在董事離任後一段時間內繼續維持D&O保險；
- 讓董事在離任後一段時間內仍可查閱董事會文件和公司記錄，以便應對日後的索償。
《公司法》給予前任董事一些為法律程序查閱賬簿的有限權利，但契據能提供更清晰的合同權利。對於因糾紛而離開董事會的家庭成員，這一點尤其重要。
家族董事的辭任或罷免
辭任
董事通常可以向公司發出書面通知辭任，但須符合章程規定。公司必須在28天內通知ASIC。唯一的董事不能直接辭職令公司沒有董事，必須先委任接替人選。辭任的董事仍須對其在任期間的行為負責。
罷免
根據第203C條的可替換規則，私人公司的股東可以通過決議罷免董事並委任替任人。公司章程可以另有規定，有些章程允許其他董事罷免某位董事。股東協議也可能賦予特定股東任命和罷免其提名董事的權利。如果該董事同時是僱員，除董事席位外，還須另行考慮僱傭法律和其僱傭合同。
把父母或兄弟姐妹從董事會除名，很少只是法律問題。根據我們的經驗，經協調的對話或調解，往往能夠實現有尊嚴的過渡，既保住關係，又避免在會議上正面交鋒。
家族董事會清單
- 確認每位董事都有董事識別號碼，並瞭解自己的職責。
- 正式召開董事會會議，傳閱賬目並保存會議記錄。
- 通過利益衝突及關聯交易政策，並在每次會議上申報利益。
- 查閱章程中有關委任、罷免和喪失能力的規定。
- 規劃創辦人的交接，確保已退休的父母不是在充當影子董事。
- 簽訂查閱、彌償及保險契據，並複核D&O保險。
常見問題
家族企業董事有哪些職責？
與任何公司董事一樣：謹慎與勤勉、以善意為公司最佳利益行事、為正當目的行事，以及不得不當利用職位或資料。身為家庭成員或不領薪酬的董事，並不會減輕這些職責。
如何罷免家族公司的董事？
對於私人公司，除非章程另有規定，股東一般可以根據可替換規則通過決議罷免董事。應先查閱章程和股東協議，按正確程序辦理，並在28天內通知ASIC。
父親已不是董事，還會承擔責任嗎？
在某些情況下會。如果董事們慣常按照他的指示行事，他可能被視為影子董事，須承擔董事職責。他也仍須對其擔任董事期間的行為負責。
蔡慶偉律師事務所可以如何協助
我們就董事職責為家族董事提供意見，起草公司章程、利益衝突政策以及查閱、彌償及保險契據，並協助家族處理董事會變動，包括創辦人得體的交接，以及在必要時罷免董事。蔡智勳律師（Justin Chua）是全國認證調解員（Nationally Accredited Mediator）及認證家族企業顧問（Accredited Family Business Advisor），曾受會計專業訓練，我們與家族的會計師配合工作。我們為澳洲各地及海外家庭服務，設有公證人處理海外簽署的文件，並以英語、普通話和粵語提供諮詢。
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蔡智勳，律師及調解員，蔡慶偉律師事務所（墨爾本）。本文僅供一般參考，不構成法律或稅務意見。
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