非營利組織的治理問題，大多一開始並不是糾紛。它們源於一份為當年小規模組織而寫的章程、一套沒有人真正遵守的開會程序，或者一宗人人都知道、卻沒有人記錄的利益衝突。一旦選舉出現爭議，這些漏洞就成了糾紛本身。
本文介紹章程在什麼時候需要檢討、最容易引發衝突的治理問題，以及在維州可以如何解決糾紛。
章程在什麼時候需要更新？
- 宗旨已經過時。幾十年前寫下的宗旨，可能已不能描述組織現在的工作，也可能無法支持慈善註冊或新的項目。
- 維州示範章程。法人社團的新版示範章程（model rules）自2023年11月18日起生效，在以科技方式開會、紀律處分上訴、調解及利益衝突登記冊等方面都有改動。如果社團當初採用示範章程、除名稱、宗旨及財政年度外未作其他修改，便已自動改用新版。採用自訂章程的社團可繼續沿用，但對於《2012年社團法人改革法》（Associations Incorporation Reform Act 2012 (Vic)）規定章程必須處理的事項，如自訂章程沒有涵蓋，就由示範章程補足。
- “可替換規則”未必適用。擔保有限公司的理事有時以為，舊章程的空白會由《公司法》（Corporations Act）的可替換規則（replaceable rules）填補。部分規則或許可以，但對於在ACNC註冊的公司，《公司法》中有關會員會議的若干條文已被“關閉”，章程本身和ACNC治理標準第2條要承擔更多的作用。
- 會議，包括網上會議。維州法例允許以能讓會員清楚並同時溝通的科技方式召開全體會員大會。不過，會議通知、委託投票（proxy）、表決方式和法定人數，仍要視乎章程的規定。
- 會員類別。終身會員、榮譽會員、附屬會員、家庭會員或學生會員，可能都是非正式設立的。章程應清楚說明誰有投票權、誰可以參選。
法人社團修改章程，一般須通過特別決議（special resolution），並獲維州消費者事務局（Consumer Affairs Victoria，CAV）批准。註冊慈善機構還須通知ACNC。
董事及理事的職責
ACNC治理標準第5條要求註冊慈善機構採取合理措施，確保其負責人（responsible people）履行若干職責，包括：謹慎和勤勉行事；誠實地為機構的最佳利益及其宗旨行事；不濫用職位或資訊；披露利益衝突；負責任地管理財務；以及不讓機構在無力償債時繼續運作。
對於在ACNC註冊的擔保有限公司，《公司法》中董事的民事職責大致由治理標準第5條取代，但刑事責任條文以及防止無力償債交易（insolvent trading）的責任仍然適用。維州社團的理事另須遵守維州法例下的職責，我們另一篇關於維州理事職責的文章對此有所介紹。
利益衝突與關聯方交易
常見的例子包括：把合同交給某位理事的公司、聘請理事的親屬，或向創會人租用場地。這些安排未必不當；風險在於沒有披露、沒有記錄，或由得益的人自己作決定。良好的做法通常包括：
- 設立利益衝突登記冊；
- 把披露內容記入會議記錄；
- 有利益衝突的人不參與有關決定；
- 核實任何付款是否合理，並符合非營利條款。
會員糾紛、開除會籍與自然公正
誰才是合資格會員的爭議，往往在選舉前夕出現。準確的會員名冊和清晰的入會程序，有助預防這類爭議。
在維州，社團對會員作出紀律處分或開除會籍時，無論章程怎樣規定，法例都要求符合自然公正（natural justice）。概括而言，會員必須獲告知擬採取的行動及理由，有機會陳述意見，並由沒有偏見的人在合理可行的情況下儘快作出決定。示範章程另外規定由紀律小組委員會進行聆訊，並設有上訴權。法院曾經推翻沒有按正當程序作出的決定。至於擔保有限公司，會員的權利主要取決於公司章程和《公司法》。
義工
《1958年過失法》（Wrongs Act 1958 (Vic)）第IX部分為義工提供一定保障。概括而言，為社區組織安排的社區工作提供服務的義工，如出於善意（good faith）行事或不作為，一般無須承擔個人責任，有關責任可能改由組織承擔。但也有例外，例如涉及刑事行為、受酒精或藥物影響，或超出組織授權範圍的行為。
因此，適當的保險和清晰的義工職責十分重要。義工協議不宜寫得像僱傭合同，否則可能模糊義工與僱員之間的界線。
支持良好治理的政策
- 利益衝突政策。現行的維州示範章程要求設立利益衝突登記冊。
- 投訴及申訴政策。每個維州法人社團的章程都必須包括申訴程序（grievance procedure）。
- 隱私政策。部分較小的非營利組織屬於小型企業豁免範圍，但並非全部如此，而隱私法的改革仍在進行中。
- 兒童安全政策。維州的十一項兒童安全標準（Child Safe Standards）適用於許多為兒童提供服務或設施的組織，包括宗教團體，並由多個共同監管機構監督；沒有特定行業監管機構的組織由社會服務監管局（Social Services Regulator）負責。
- 舉報政策。《公司法》的舉報人保護適用於公司，包括擔保有限公司。公眾公司一般須制定舉報政策，但ASIC已豁免較小型的非營利公司。
- 財務授權政策。規定誰可以批准開支、簽署合同以及使用銀行賬戶。
糾紛解決條款與調解
一個寫得好的條款，會列明在訴諸法院之前須經過的步驟，例如先直接商討，再進行調解，然後才考慮其他方式。根據維州示範章程，當事各方須先自行設法解決，然後進行調解。維州糾紛調解中心（Dispute Settlement Centre of Victoria）或可提供協助。CAV一般不會替社團解決內部糾紛。
調解很適合社區組織，因為當事各方往往還要繼續共事。蔡智勳律師是國家認證調解員。如果我們代表其中一方，就不會同時擔任同一糾紛的調解員，但可以安排獨立的調解員。
一個假設的例子
假設某文化社團即將召開週年大會，兩派人互相指責對方不當招收會員。章程只有一份舊的英文版本，會議通知說會員可以網上出席，卻沒有說明如何點票。需要考慮的問題包括：誰才是有效會員、會議能否舉行以及應如何舉行，以及調解能否避免日後的質疑。正確做法取決於需要專業意見的具體事實。
值得討論的問題
- 我們的章程最後一次檢討是什麼時候？是否與實際做法一致？
- 我們採用的是示範章程、自訂章程，還是兩者混合？
- 我們的會員名冊是否準確？會員類別是否清楚？
- 我們如何記錄利益衝突和關聯方交易？
- 我們通過了哪些政策，包括兒童安全和財務授權政策？
常見問題
維州法人社團如何修改章程？
一般須在全體會員大會上通過特別決議，然後向維州消費者事務局申請批准。
社團可以開除會員嗎？
如果章程允許，而且程序公平，是可以的。維州法例要求符合自然公正，沒有按正當程序作出的決定，可能會受到質疑。
維州社團的糾紛由誰來解決？
通常由社團本身，按章程中的申訴程序處理，而這個程序往往包括調解。訴諸法院一般是最後的選擇。
每個家庭的情況都不同，答案往往取決於細節。請預約諮詢，讓我們在您採取任何行動之前審閱您的文件和具體情況。
蔡慶偉律師事務所可以如何協助
蔡慶偉律師事務所為澳洲各地的慈善機構和非營利組織審閱及修訂章程，就董事、會員及義工的架構和協議提供意見，協助制定治理政策，並協助解決會員及治理方面的糾紛。我們曾經從內部參與社區組織、學校、宗教及文化團體的治理工作，包括在董事會和理事會層面。蔡智勳律師是國家認證調解員及認證家族企業顧問，並受過會計專業訓練（商學士，主修會計）。我們以英語、普通話和粵語提供服務。
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蔡智勳，律師及調解員，蔡慶偉律師事務所（墨爾本）。本文僅供一般參考，不構成法律或稅務意見。
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