非营利组织的治理问题，大多一开始并不是纠纷。它们源于一份为当年小规模组织而写的章程、一套没有人真正遵守的开会程序，或者一宗人人都知道、却没有人记录的利益冲突。一旦选举出现争议，这些漏洞就成了纠纷本身。
本文介绍章程在什么时候需要检讨、最容易引发冲突的治理问题，以及在维州可以如何解决纠纷。
章程在什么时候需要更新？
- 宗旨已经过时。几十年前写下的宗旨，可能已不能描述组织现在的工作，也可能无法支持慈善注册或新的项目。
- 维州示范章程。法人社团的新版示范章程（model rules）自2023年11月18日起生效，在以科技方式开会、纪律处分上诉、调解及利益冲突登记册等方面都有改动。如果社团当初采用示范章程、除名称、宗旨及财政年度外未作其他修改，便已自动改用新版。采用自订章程的社团可继续沿用，但对于《2012年社团法人改革法》（Associations Incorporation Reform Act 2012 (Vic)）规定章程必须处理的事项，如自订章程没有涵盖，就由示范章程补足。
- “可替换规则”未必适用。担保有限公司的理事有时以为，旧章程的空白会由《公司法》（Corporations Act）的可替换规则（replaceable rules）填补。部分规则或许可以，但对于在ACNC注册的公司，《公司法》中有关会员会议的若干条文已被“关闭”，章程本身和ACNC治理标准第2条要承担更多的作用。
- 会议，包括网上会议。维州法例允许以能让会员清楚并同时沟通的科技方式召开全体会员大会。不过，会议通知、委托投票（proxy）、表决方式和法定人数，仍要视乎章程的规定。
- 会员类别。终身会员、荣誉会员、附属会员、家庭会员或学生会员，可能都是非正式设立的。章程应清楚说明谁有投票权、谁可以参选。
法人社团修改章程，一般须通过特别决议（special resolution），并获维州消费者事务局（Consumer Affairs Victoria，CAV）批准。注册慈善机构还须通知ACNC。
董事及理事的职责
ACNC治理标准第5条要求注册慈善机构采取合理措施，确保其负责人（responsible people）履行若干职责，包括：谨慎和勤勉行事；诚实地为机构的最佳利益及其宗旨行事；不滥用职位或资讯；披露利益冲突；负责任地管理财务；以及不让机构在无力偿债时继续运作。
对于在ACNC注册的担保有限公司，《公司法》中董事的民事职责大致由治理标准第5条取代，但刑事责任条文以及防止无力偿债交易（insolvent trading）的责任仍然适用。维州社团的理事另须遵守维州法例下的职责，我们另一篇关于维州理事职责的文章对此有所介绍。
利益冲突与关联方交易
常见的例子包括：把合同交给某位理事的公司、聘请理事的亲属，或向创会人租用场地。这些安排未必不当；风险在于没有披露、没有记录，或由得益的人自己作决定。良好的做法通常包括：
- 设立利益冲突登记册；
- 把披露内容记入会议记录；
- 有利益冲突的人不参与有关决定；
- 核实任何付款是否合理，并符合非营利条款。
会员纠纷、开除会籍与自然公正
谁才是合资格会员的争议，往往在选举前夕出现。准确的会员名册和清晰的入会程序，有助预防这类争议。
在维州，社团对会员作出纪律处分或开除会籍时，无论章程怎样规定，法例都要求符合自然公正（natural justice）。概括而言，会员必须获告知拟采取的行动及理由，有机会陈述意见，并由没有偏见的人在合理可行的情况下尽快作出决定。示范章程另外规定由纪律小组委员会进行聆讯，并设有上诉权。法院曾经推翻没有按正当程序作出的决定。至于担保有限公司，会员的权利主要取决于公司章程和《公司法》。
义工
《1958年过失法》（Wrongs Act 1958 (Vic)）第IX部分为义工提供一定保障。概括而言，为社区组织安排的社区工作提供服务的义工，如出于善意（good faith）行事或不作为，一般无须承担个人责任，有关责任可能改由组织承担。但也有例外，例如涉及刑事行为、受酒精或药物影响，或超出组织授权范围的行为。
因此，适当的保险和清晰的义工职责十分重要。义工协议不宜写得像雇佣合同，否则可能模糊义工与雇员之间的界线。
支持良好治理的政策
- 利益冲突政策。现行的维州示范章程要求设立利益冲突登记册。
- 投诉及申诉政策。每个维州法人社团的章程都必须包括申诉程序（grievance procedure）。
- 隐私政策。部分较小的非营利组织属于小型企业豁免范围，但并非全部如此，而隐私法的改革仍在进行中。
- 儿童安全政策。维州的十一项儿童安全标准（Child Safe Standards）适用于许多为儿童提供服务或设施的组织，包括宗教团体，并由多个共同监管机构监督；没有特定行业监管机构的组织由社会服务监管局（Social Services Regulator）负责。
- 举报政策。《公司法》的举报人保护适用于公司，包括担保有限公司。公众公司一般须制定举报政策，但ASIC已豁免较小型的非营利公司。
- 财务授权政策。规定谁可以批准开支、签署合同以及使用银行账户。
纠纷解决条款与调解
一个写得好的条款，会列明在诉诸法院之前须经过的步骤，例如先直接商讨，再进行调解，然后才考虑其他方式。根据维州示范章程，当事各方须先自行设法解决，然后进行调解。维州纠纷调解中心（Dispute Settlement Centre of Victoria）或可提供协助。CAV一般不会替社团解决内部纠纷。
调解很适合社区组织，因为当事各方往往还要继续共事。蔡智勋律师是国家认证调解员。如果我们代表其中一方，就不会同时担任同一纠纷的调解员，但可以安排独立的调解员。
一个假设的例子
假设某文化社团即将召开周年大会，两派人互相指责对方不当招收会员。章程只有一份旧的英文版本，会议通知说会员可以网上出席，却没有说明如何点票。需要考虑的问题包括：谁才是有效会员、会议能否举行以及应如何举行，以及调解能否避免日后的质疑。正确做法取决于需要专业意见的具体事实。
值得讨论的问题
- 我们的章程最后一次检讨是什么时候？是否与实际做法一致？
- 我们采用的是示范章程、自订章程，还是两者混合？
- 我们的会员名册是否准确？会员类别是否清楚？
- 我们如何记录利益冲突和关联方交易？
- 我们通过了哪些政策，包括儿童安全和财务授权政策？
常见问题
维州法人社团如何修改章程？
一般须在全体会员大会上通过特别决议，然后向维州消费者事务局申请批准。
社团可以开除会员吗？
如果章程允许，而且程序公平，是可以的。维州法例要求符合自然公正，没有按正当程序作出的决定，可能会受到质疑。
维州社团的纠纷由谁来解决？
通常由社团本身，按章程中的申诉程序处理，而这个程序往往包括调解。诉诸法院一般是最后的选择。
每个家庭的情况都不同，答案往往取决于细节。请预约咨询，让我们在您采取任何行动之前审阅您的文件和具体情况。
蔡庆伟律师事务所可以如何协助
蔡庆伟律师事务所为澳洲各地的慈善机构和非营利组织审阅及修订章程，就董事、会员及义工的架构和协议提供意见，协助制定治理政策，并协助解决会员及治理方面的纠纷。我们曾经从内部参与社区组织、学校、宗教及文化团体的治理工作，包括在董事会和理事会层面。蔡智勋律师是国家认证调解员及认证家族企业顾问，并受过会计专业训练（商学士，主修会计）。我们以英语、普通话和粤语提供服务。
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蔡智勋，律师及调解员，蔡庆伟律师事务所（墨尔本）。本文仅供一般参考，不构成法律或税务意见。
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