每家银行和基金公司都依靠一项简单的控制运作：提出交易的人，不是批准交易的人。经办人与复核人（maker and checker）。很多围绕一位创办人建立的家族办公室却没有这样做：创办人自己决定、自己签署、自己复核。他身体健康时，这样行得通；一旦他生病、去世或丧失能力，家族办公室往往发现自己根本没有治理。
家族治理是公司治理的一部分
让上市公司保持诚信的那些规矩，按规模调整后，同样适用于家族办公室：
- 职责分离。 投资决定的提出、批准、执行和记录由不同的人负责。
- 授权权限。 书面规定谁可以在无须上报的情况下，就什么事项承担多少金额。
- 投资委员会，有书面的投资政策，可包括独立成员。
- 受托人与投资授权。 财富放在信托中时，受托人持有契据，并以清晰的授权委任投资经理，定期汇报。
- 利益冲突与关联方。 家族成员利益登记册，以及家族办公室与家族成员之间交易的规则。
- 关键职位的传承。 谁接替创办人成为决策者、财务总监、受托公司董事和指定人，以及如何接替。
自建团队
很多家族到了某个阶段，会发现由家族办公室的财务总监直接聘请投资人员，比什么都付钱给银行做更合理。自建团队节省成本、增加控制，但也带来雇佣、牌照、利益冲突和治理问题，而这些以前由外部银行承担。这些需要事先设计，而不是被动继承。
没有治理会出什么问题
- 家族成员未经批准从家族办公室拿钱，却没有人有权阻止。
- 创办人的能力逐渐衰退，但他批准的交易照样执行。
- 去世后无人能操作账户，家人为该由谁操作而争吵。
- 在家族办公室工作的孩子被指自我交易，却没有调查程序。
我们的角色
我们起草和审阅家族办公室治理的法律文件：信托契据、公司章程、授权、投资委员会章程、家族宪章及控制权的传承。我们与您的财务总监、审计师和投资顾问合作。出现分歧时，蔡智勋律师会在分歧演变成纠纷之前，在家族成员之间进行调解。
蔡庆伟律师事务所为家庭、遗嘱执行人、受托人及其专业顾问，就澳洲及跨境的遗产规划、遗产管理和遗产纠纷提供法律服务。如需安排保密咨询，请致电墨尔本办公室 +61 3 9602 3988，或通过下方表格提交咨询。我们可使用普通话、粤语及英语提供服务。
蔡智勋，律师及调解员，蔡庆伟律师事务所（墨尔本）。本文仅供一般参考，不构成法律意见。除另有说明外，以维多利亚州法律为准。
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