在许多家族公司里，担任董事被视为一种家庭角色，而不是法律角色。配偶被委任为董事，只因为公司需要第二名董事；成年子女被加入董事会”学习生意”；年过八旬的创办人仍是董事，虽然他已很少看账目。
法律不会因为是一家人而网开一面。每一位董事，不论年龄、职衔或参与程度，都承担同样的职责，出了问题都可能要负个人责任。已经正式”退休”但仍在发号施令的父母，也可能被视为董事。
每位董事的核心职责
《2001年公司法》（Corporations Act 2001 (Cth)）规定了适用于董事和其他高级职员的一般职责：
- 谨慎与勤勉（第180条）：以一个处于董事位置的合理的人应有的谨慎和勤勉行事。第180(2)条的商业判断规则（business judgment rule）可以保护这样的董事：在掌握充分资料的情况下，善意地、为正当目的作出决定，没有重大个人利益，并合理地相信该决定符合公司最佳利益。
- 善意与正当目的（第181条）：以善意、为公司最佳利益并为正当目的行事。
- 不当利用职位（第182条）：不得不当利用职位为自己或他人谋取利益，或损害公司。
- 不当利用资料（第183条）：不得为同样目的不当利用以董事身份取得的资料。
违反职责可能导致民事罚款、赔偿命令和取消董事资格；不诚实或罔顾后果的行为还可能构成刑事罪行。董事也有责任防止公司在无力偿债时继续经营，并须遵守税务、职业安全等其他法律下的职责。
“挂名”董事并不能免责。配偶或子女如果对放在面前的文件一律照签，从不阅读财务报表、从不提问，仍可能被认定违反了谨慎和勤勉的职责。
董事同时是家人时的利益冲突
董事的职责是对公司负责，而不是对家族、父母或家族中的某一房负责。这个区别正是大多数家族董事问题的核心。常见的冲突包括：
- 为自己、配偶或子女批准薪酬、贷款或租约；
- 公司向亲属拥有的另一家企业买卖货品或服务；
- 董事同时是持有股份的家族信托的受益人，投票时偏袒信托而损害其他股东；
- 父母施压，要求作出对家族有利但对公司不利的决定。
董事在某事项上有重大个人利益（material personal interest）时，一般须向其他董事披露（第191条）；但在私人公司中，如果其他董事已经知悉，则无须另行通知。良好的做法是每次董事会会议都申报利益冲突，记入会议记录，并在适当时回避讨论。由董事会正式通过一份书面的关联交易政策，有助家族一致地处理经常性的交易。
年迈的创办人董事与行为能力
创办人往往在不再经营企业后很久仍留在董事会。这可以理解，但如果创办人董事丧失心智能力，其签署的决定可能受到质疑，其他董事也可能被问及是否行事得当。
持久授权书（enduring power of attorney）通常不会赋予受托代理人担任董事的权利，因为董事职位是个人性质的。有些公司章程规定董事丧失心智能力时其职位即告空缺。家族应查看章程如何规定，并规划一个得体的过渡，例如让创办人改任无表决权的荣誉主席或顾问，由新董事承担正式责任。
如果唯一的董事同时也是唯一的股东并丧失能力，公司可能没有任何人能够行事。这种情况须提早在该董事的遗嘱、授权书和公司章程中作好安排。
影子董事与事实董事：父母仍在当家
《公司法》第9条对”董事”的定义不限于获正式委任的人，也可以包括以董事身份行事的人（事实董事，de facto director），以及董事们惯常按照其指示或意愿行事的人（影子董事，shadow director）。
这在一些家庭中很重要：父母因税务、破产或遗产规划等原因辞去了董事职务，但董事会上的子女仍然事事听从父母。这位父亲或母亲可能被视为董事，须承担董事职责。同样，获委任的子女也不能以”只是听从父母指示”为一个糟糕的决定辩护。如果创办人想退居二线，交接就应该是真实的，并有书面记录。
董事识别号码
每位董事在获委任之前，都必须通过澳洲商业登记服务处（Australian Business Registry Services）取得董事识别号码（director ID）。董事识别号码是终身不变的唯一号码，即使更换公司或移居海外也一样。准备加入董事会的家庭成员，包括住在亚洲的家人，都应及时申请。
保障：董事责任保险与查阅契据
董事及高级职员责任保险（D&O insurance）可以承保因董事职务而产生的抗辩费用和部分责任，但须视乎保单条款和除外条款。《公司法》限制了公司可以为董事弥偿或投保的责任范围，所以并非所有风险都能获得保障。
公司与每位董事签订的查阅、弥偿及保险契据（deed of access, indemnity and insurance）通常会：
- 在法律允许的范围内弥偿董事；
- 要求公司在董事离任后一段时间内继续维持D&O保险；
- 让董事在离任后一段时间内仍可查阅董事会文件和公司记录，以便应对日后的索偿。
《公司法》给予前任董事一些为法律程序查阅账簿的有限权利，但契据能提供更清晰的合同权利。对于因纠纷而离开董事会的家庭成员，这一点尤其重要。
家族董事的辞任或罢免
辞任
董事通常可以向公司发出书面通知辞任，但须符合章程规定。公司必须在28天内通知ASIC。唯一的董事不能直接辞职令公司没有董事，必须先委任接替人选。辞任的董事仍须对其在任期间的行为负责。
罢免
根据第203C条的可替换规则，私人公司的股东可以通过决议罢免董事并委任替任人。公司章程可以另有规定，有些章程允许其他董事罢免某位董事。股东协议也可能赋予特定股东任命和罢免其提名董事的权利。如果该董事同时是雇员，除董事席位外，还须另行考虑雇佣法律和其雇佣合同。
把父母或兄弟姐妹从董事会除名，很少只是法律问题。根据我们的经验，经协调的对话或调解，往往能够实现有尊严的过渡，既保住关系，又避免在会议上正面交锋。
家族董事会清单
- 确认每位董事都有董事识别号码，并了解自己的职责。
- 正式召开董事会会议，传阅账目并保存会议记录。
- 通过利益冲突及关联交易政策，并在每次会议上申报利益。
- 查阅章程中有关委任、罢免和丧失能力的规定。
- 规划创办人的交接，确保已退休的父母不是在充当影子董事。
- 签订查阅、弥偿及保险契据，并复核D&O保险。
常见问题
家族企业董事有哪些职责？
与任何公司董事一样：谨慎与勤勉、以善意为公司最佳利益行事、为正当目的行事，以及不得不当利用职位或资料。身为家庭成员或不领薪酬的董事，并不会减轻这些职责。
如何罢免家族公司的董事？
对于私人公司，除非章程另有规定，股东一般可以根据可替换规则通过决议罢免董事。应先查阅章程和股东协议，按正确程序办理，并在28天内通知ASIC。
父亲已不是董事，还会承担责任吗？
在某些情况下会。如果董事们惯常按照他的指示行事，他可能被视为影子董事，须承担董事职责。他也仍须对其担任董事期间的行为负责。
蔡庆伟律师事务所可以如何协助
我们就董事职责为家族董事提供意见，起草公司章程、利益冲突政策以及查阅、弥偿及保险契据，并协助家族处理董事会变动，包括创办人得体的交接，以及在必要时罢免董事。蔡智勋律师（Justin Chua）是全国认证调解员（Nationally Accredited Mediator）及认证家族企业顾问（Accredited Family Business Advisor），曾受会计专业训练，我们与家族的会计师配合工作。我们为澳洲各地及海外家庭服务，设有公证人处理海外签署的文件，并以英语、普通话和粤语提供咨询。
延伸阅读
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蔡智勋，律师及调解员，蔡庆伟律师事务所（墨尔本）。本文仅供一般参考，不构成法律或税务意见。
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