每家銀行和基金公司都依靠一項簡單的控制運作：提出交易的人，不是批准交易的人。經辦人與複核人（maker and checker）。很多圍繞一位創辦人建立的家族辦公室卻沒有這樣做：創辦人自己決定、自己簽署、自己複核。他身體健康時，這樣行得通；一旦他生病、去世或喪失能力，家族辦公室往往發現自己根本沒有治理。
家族治理是公司治理的一部分
讓上市公司保持誠信的那些規矩，按規模調整後，同樣適用於家族辦公室：
- 職責分離。 投資決定的提出、批准、執行和記錄由不同的人負責。
- 授權權限。 書面規定誰可以在無須上報的情況下，就什麼事項承擔多少金額。
- 投資委員會，有書面的投資政策，可包括獨立成員。
- 受託人與投資授權。 財富放在信託中時，受託人持有契據，並以清晰的授權委任投資經理，定期彙報。
- 利益衝突與關聯方。 家族成員利益登記冊，以及家族辦公室與家族成員之間交易的規則。
- 關鍵職位的傳承。 誰接替創辦人成為決策者、財務總監、受託公司董事和指定人，以及如何接替。
自建團隊
很多家族到了某個階段，會發現由家族辦公室的財務總監直接聘請投資人員，比什麼都付錢給銀行做更合理。自建團隊節省成本、增加控制，但也帶來僱傭、牌照、利益衝突和治理問題，而這些以前由外部銀行承擔。這些需要事先設計，而不是被動繼承。
沒有治理會出什麼問題
- 家族成員未經批准從家族辦公室拿錢，卻沒有人有權阻止。
- 創辦人的能力逐漸衰退，但他批准的交易照樣執行。
- 去世後無人能操作賬戶，家人為該由誰操作而爭吵。
- 在家族辦公室工作的孩子被指自我交易，卻沒有調查程序。
我們的角色
我們起草和審閱家族辦公室治理的法律文件：信託契據、公司章程、授權、投資委員會章程、家族憲章及控制權的傳承。我們與您的財務總監、審計師和投資顧問合作。出現分歧時，蔡智勳律師會在分歧演變成糾紛之前，在家族成員之間進行調解。
蔡慶偉律師事務所為家庭、遺囑執行人、受託人及其專業顧問，就澳洲及跨境的遺產規劃、遺產管理和遺產糾紛提供法律服務。如需安排保密諮詢，請致電墨爾本辦公室 +61 3 9602 3988，或通過下方表格提交諮詢。我們可使用普通話、粵語及英語提供服務。
蔡智勳，律師及調解員，蔡慶偉律師事務所（墨爾本）。本文僅供一般參考，不構成法律意見。除另有說明外，以維多利亞州法律為準。
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